Ausschreibungen der Vereinten Nationen

Mag. Michaela Ahlgrimm-Siess

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Das Auftragswesen der Vereinten Nationen:
Für alle Aktivitäten und Einsätze, die von den einzelnen Institutionen der Vereinten Nationen ausgeführt werden, brauchen sie Produkte und Dienstleistungen, um ihre Visionen von Frieden und Sicherheit auf der Welt zu verwirklichen.
Bei ihren Einkaufsvorhaben sind die Vereinten Nationen, wie andere öffentliche Organisationen auch, auf Ausschreibungsverfahren angewiesen, mittels derer zugekauft wird.
Das Budget für Ausschreibungen wird von den Geberländern der UN gestellt und beträgt pro Jahr um die 17 Milliarden USD.
Um dieses Budget gerecht und sinnvoll zu verwenden, unternehmen die Vereinten Nationen große Bemühungen, um neue Lieferantenquellen nicht nur in den Entwicklungsländern und in Ländern, in denen Waren und Dienstleistungen gebraucht werden, sondern auch in den Geberländern – wie Österreich – zu gewinnen.

UNO City Wien:
Trotz Bestehens der im Staatsvertrag verankerten Neutralität wurde Österreich knapp nach dessen Unterzeichnung im Dezember 1955 als Mitglied in die Vereinten Nationen aufgenommen. So hält Österreich seit über 60 Jahren starke Verbindungen zu den Vereinten Nationen.

Diese sind unter anderem sichtbar durch die UNO-City in Wien (VIC), die seit 1979 als eines der vier UN-Headquarter (neben New York, Genf und Nairobi) etliche UN-Organisationen  – die „Familie der Vereinten Nationen in Wien“- beherbergt.
Die österreichische Regierung überließ schließlich den Vereinten Nationen den Komplex des VIC für die symbolische Miete von einem österreichischen Schilling (entspricht heute 0,07 Euro) pro Jahr für eine Dauer von 99 Jahren, wobei die Erhaltungs- und Betriebskosten von den im VIC ansässigen Organisationen getragen werden müssen. Der VIC-Gebäudekomplex umfasst eine Fläche von 180.000 m² und verfügt über extraterritorialen Status.
Derzeit befinden sich die Vorbereitungskommission für die Organisation des Vertrags über das umfassende Verbot von Nuklear-versuchen (CTBTO), das Büro für Drogen- und Verbrechensbekämpfung (UNODC), der UNO-Organisation für Industrielle Entwicklung (UNIDO) im VIC. Daneben sind, unter anderem, auch die Kommission für internationales Handelsrecht (UNCITRAL), das Büro für Weltraumfragen (UNOOSA), der Hohe Flüchtlingskommissar der Vereinten Nationen (UNHCR), das Büro der Vereinten Nationen in Wien (UNOV) und der Internationale Suchtstoffkontrollrat (INCB) hier beheimatet.

Wer nun meint, dass Österreich aufgrund seiner Nähe zum UN Headquarter einen großen Anteil der jährlichen Ausschreibungen gewinnt, der irrt.
In dem Kreislauf der Ausschreibungen sind österreichische Unternehmen zwar beteiligt, doch ihre Umsatzsumme (im Jahr 2016 waren es rund 129 Mio. USD) könnte weiter angehoben werden.

Zukäufe der Vereinten Nationen:
Die Vereinten Nationen haben Bedarf an einer Vielzahl an (End) Produkten und Dienstleistungen, die der Erfüllung Ihrer Aufgabenstellungen dienlich sein können.

Die mit Abstand am häufigsten zugekauften Güter und Dienstleistungen stammen aus folgenden Bereichen:

Sektor 2016                                                Total UN             % of Total Grand
Gesundheit                                                               3,964.4                      22.38%
Beratung, Administration                                   3,108.6                       17.55%
Transport                                                                   3,047.6                       17.21%
Andere Güter und Dienstleistungen              2,393.4                      13.51%
Lebensmittel und Landwirtschaft                  2,061.1                       11.64%
Bau und Engineering                                            1,997.6                       11.28%
Frieden & Sicherheit                                             584.9                          3.30%
Humanitäre Hilfe                                                    243.7                           1.38%
Energie                                                                       121.0                            0.68%
Erziehung                                                                  84.2                             0.48%
Klimatische Aktivitäten                                       83.4                             0.47%
Sauberes Wasser & Hygiene                            22.6                             0.13%
Total                                                            17,712.5 Mrd. USD

Eine große Herausforderung der einkaufenden UN Organisationen ist es für ihre anstehenden Projekte passende Lieferanten zu finden, die man gut miteinander vergleichen kann, um die beste Qualität zum optimalen Preis zu erlangen.
Dieser Umstand und die überaus geschätzte Qualität österreichischer Güter und Dienstleistungen bietet heimischen Lieferanten eine große Chance, auch als Zulieferer der Vereinten Nationen angenommen zu werden. Voraussetzung ist in den meisten Fällen eine kostenloser Vorab-Registrierung bei der jeweiligen UN Organisation bzw. auf der UNGM Datenbank.

Statistische Jahresberichte der Vereinten Nationen:
Wenn Sie sich einen Überblick über die Zukäufe einzelner UN Organisationen bzw. Lieferanten aus einzelnen Ländern verschaffen möchten, sehen Sie bitte auf die unten angeführten Annual Statistical Reports (statistischen Jahresberichte) der zukaufenden UN Organisationen.
2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016
Zudem finden Sie auch statistische Auswertungen unter: https://www.ungm.org/Public/ASR

Lieferantenregistrierung im Global Marketplace – www.ungm.org:
Seit wenigen Jahren gibt es eine UN Plattform, die von allen wesentlichen UN Vergabeinstitutionen geführt wird und für Lieferanten sehr einfach zu bedienen ist. Dieses kostenlose online Medium deckt 99 % des UN Vergabevolumens ab und nennt sich UNGM – UN Global Marketplace.

Die eingegebenen Daten sind allen UN Institutionen und der Weltbank zugänglich. Eine Registrierung ist schnell und kostenlos unter www.ungm.org erledigt, um in weiterer Folge an Ausschreibungsverfahren der UN teilnehmen zu können.

Bitte bedenken Sie: Exporterfahrung ist bei Lieferungen + Leistungen an ausländische Projektvorhaben Voraussetzung!

UN Ausschreibungen:
Zu vergebende Aufträge und abgewickelte Projekte finden Sie ebenfalls auf dem Global Marketplace (www.ungm.org).
Ein Tender Alert Service (kostenpflichtig) erleichtert Ihnen die Suche nach potentiellen Aufträgen.
Bitte sehen Sie aber auch immer auf die jeweilige Homepage der zukaufenden UN Institution (Ausschreibungen sind dort zu finden unter „Procurement“), da dort Ausschreibungen aller Preisklassen veröffentlicht werden.

UN Chart 2017: PDF

Ausschreibungsdokumente der Vereinten Nationen:

Expression of Interest (EOI)
In den Fällen, in denen eine formelle Ausschreibung notwendig ist (ITB, RFP), werden Ersuchen um Interessensbekundung („Expression of Interest“) in regelmäßigen Abständen auf dem United Nations Global Marketplace und Websites der jeweiligen UN Agentur veröffentlicht. Je nach UN-Institution besteht hier eine Veröffentlichungsverpflichtung im UNGM (bzw. auf der Organisationswebsite) ab gewissen Auftragssummen. Diese variieren je nach UN Organisation.

Mittels EOI werden interessierte Anbieter darüber in Kenntnis gesetzt, dass bestimmte Produkte und Dienstleistungen in 2-4 Wochen mittels formeller Ausschreibung (ITB, RFP) nachgefragt werden.
Sind Unternehmen bereits den UN bekannt, werden diese von ihnen oft auch per E-Mail kontaktiert. Interessierte Firmen oder Organisationen werden aufgefordert, unverzüglich ihre Interessensbekundung oder auch die Ablehnung an den zuständigen Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung weiterzuleiten. Es sollten dabei die EOI-Referenzzahl, der Gegenstand, die UNGM-Registrierungsnummer des Verkäufers und die vollständige Kontaktadresse angegeben werden. In weiterer Folge werden dann alle Ausschreibungsunterlagen zugesandt.

Ein Ersuchen um Interessensbekundung (EOI) stellt noch keine Ausschreibung dar, sondern deren Ankündigung. Die Vereinten Nationen behalten sich das Recht vor, zu jeder Zeit des Interessensbekundungsprozesses und/oder des Ausschreibungsprozesses die gewünschte Leistung zu ändern oder zu stornieren.
Eine Antwort auf eine EOI ist nicht automatisch eine Garantie dafür, dass die Firma im Ausschreibungsprozess berücksichtigt wird. Nur potentielle Verkäufer, die antworten und auch nach Abschluss einer objektiven Evaluierung ihres Antrags für qualifiziert gehalten werden, erhalten das endgültige Ausschreibungsdokument.

Invitation to Bid (ITB)
Eine Ausschreibungsaufforderung (ITB) ist eine formelle Aufforderung, binnen 45 Tagen ein Angebot zu einer Ausschreibung zu legen, bei der die Bedingungen bereits klar und eindeutig formuliert sind.
ITB sind (im UNGM) verpflichtend veröffentlichte Ausschreibungen, die mittels EOI vorab lokal angekündigt wurden.
Der Preis ist normalerweise das einzige Kriterium bei der Zuerkennung des Auftrages. Werden alle technischen Kriterien erfüllt, erhält der günstigste Bieter den Zuschlag.

Request for Proposal (RFP)
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (Request for proposal) ist eine (auch schon optisch) formelle Aufforderung, binnen 60 Tagen ein Angebot zu einer komplexen Ausschreibung abzugeben, bei der die Spezifikationen zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht vollständig definiert sind.
RFP sind (im UNGM) verpflichtend veröffentlichte Ausschreibungen, die mittels EOI vorab lokal angekündigt wurden.

In diesem Fall sind die Expertise und die Innovationsfähigkeit des Angebotslegers gefragt, um den Anforderungen der Ausschreibung besser gerecht zu werden. Der Preis ist nur einer der Faktoren unter den Bewertungskriterien, die vor der Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe festgelegt werden. Es wird ein System mit zwei separat gekennzeichneten Kuverts (!) verwendet, in dem die technische Bewertung bereits vor der Begutachtung der kommerziellen Angebote, welche den Kriterien entsprechen, abgeschlossen ist.
Den Zuschlag erhält jenes Angebot, das inhaltlich den in den Ausschreibungsdokumenten festgelegten Anforderungen entspricht (oft zu 80% wichtig, bei UNPD zu 60%) und das für die Vereinten Nationen am günstigsten ist (zu 20% wichtig, bei UNPD 40%). Hierbei wird empfohlen, (kleine) Firmenbroschüren mitzusenden. Mittlerweile überwiegen RFP gegenüber ITB, da die Anforderungen immer komplexer werden.

Request for Quotation (RFQ)
Eine Preisanfrage (Request for quotation) ist eine simpel gehaltene informelle Aufforderung (an einen potentiellen Lieferantenkreis) ein Angebot (zu Standardprodukten oder –dienstleistungen) mit niedriger Auftragssumme abzugeben. Preise und nähere Geschäftsbedingungen von mindestens 5 Firmen werden verglichen und für gewöhnlich erhält der niedrigste Bieter, der den Anforderungen entspricht, den Zuschlag. Diese Ausschreibung muss nicht im UNGM oder auf der Datenbank veröffentlicht werden. Oft erhalten lokale Anbieter den Zuschlag.

Low-value Procurement
Bei Aufträgen mit geringer Auftragssumme darf der jeweilige Einkäufer ohne Einholung weiterer Angebote direkte Aufträge vergeben.

Long Term Agreements (LTAs)
LTAs werden je nach geschätzter Auftragssumme als ITB oder RFP im UNGM veröffentlicht oder als RFQ direkt vergeben.
Für die Institutionen der UN ist es oft einfacher sowie zeit– und kostensparender einen Langzeitvertrag mit Unternehmen abzuschließen, der nach erfolgter Wiederausschreibung erneuerbar sein kann. Die Dauer der Verträge ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich (1-4 Jahre). Für die jeweilige UN-Organisation sind die LTAs nicht bindend. Das heißt, sie kann auch andere Lieferanten nehmen, tut es aber meist nicht.

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